Da gennaio 2022, molto probabilmente anche i contribuenti forfettari saranno obbligati ad emettere fattura elettronica. Cerchiamo di capire come funziona la fatturazione elettronica per poterla gestire al meglio.
Fatturazione elettronica: cos’è?
Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, macchina da scrivere, tramite editor testuali o fogli di calcolo (Word, Excel, ecc…), con software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati. L’azienda compilava la fattura e successivamente la spediva al cliente via posta oppure email. Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento per almeno 10 anni.
Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica ha introdotto un sistema digitale che, grazie al Sistema di Interscambio, crea un percorso unico standardizzato che può essere descritta negli step seguenti:
- La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica che genera un file XML (il formato con cui le fatture vengono gestite).
- Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario.
- Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche.
- Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento al cliente finale ed una ricevuta di corretta consegna al soggetto emittente.
Il Sistema di Interscambio funge quindi postino tra i clienti ed i fornitori. Inoltre ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Fatturazione elettronica: come si compila il documento
La compilazione della fattura elettronica può avvenire in modo gratuito attraverso il software dell’Agenzia delle Entrate oppure grazie a dei software gestionali specifici (come Fattura smart, Danea, Fattura in cloud).
La procedura per fatturare è la medesima della fattura cartacea, pertanto le fatture andranno compilate nello stesso modo delle fatture cartacee ma, anziché essere stampate, verranno trasformate in un formato XML, poi firmate digitalmente ed infine inviate con un click al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio necessita la compilazione di un campo (definito campo destinatario) secondo le seguenti modalità:
- gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
- i consumatori finali senza partita iva (B2C) dovranno recuperare copia della fattura sul cassetto fiscale ed il campo specifico dovrà essere compilato con 0000000 (sette zeri);
- per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) ci sono due alternative :
- quando il cliente possiede un codice destinatario quest’ultimo andrà inserito nel campo codice destinatario
- se non possiede il codice destinatario, bisognerà indicare l’indirizzo PEC nel campo apposito
Firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla tramite SdI
Una volta prodotta la fattura elettronica (un file XML) è necessario firmarla digitalmente con firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.
La scelta più facile è affidarsi a un gestionale di fatturazione: si semplifica l’invio al Sistema, la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:
- Applicare la firma digitale con riferimento temporale su ogni fattura.
- Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
Tempi di emissione della fattura elettronica
La fattura elettronica immediata deve essere emessa (e quindi trasmessa al SdI) entro i 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (vendita di un prodotto o prestazione di un servizio) a cui il documento stesso si riferisce. Questo termine è stato stabilito dal D.L. Crescita n. 34/2019.
Di solito le fatture immediate vengono emesse entro le 24 ore del giorno dell’operazione, ma non sempre ci si riesce. In questo caso, lo si può fare in uno dei 12 giorni successivi. Nel documento bisognerà comunque indicare la data di esecuzione dell’operazione, secondo quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica differita invece riguarda:
- la cessione di un bene la cui consegna o spedizione risulta da un documento di trasporto (DDT) o da un altro documento equipollente (con le caratteristiche determinate dal D.p.r. n. 472/96);
- la prestazione di servizi individuabili attraverso idonea documentazione, effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto.
Questa fattura deve indicare, tra gli altri dati:
- il codice “tipo documento” TD24
- gli estremi del ddt o del documento analogo che contiene il dettaglio delle operazioni effettuate.
Può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello dell’operazione.
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