Un buon commercialista è il compagno di viaggio di un’azienda, affianca nelle scelte importanti, conosce le specificità dell’attività e consiglia le strade migliori per ottimizzare il carico fiscale. A volte, però, queste condizioni vengono a mancare e cambiare commercialista diventa una scelta opportuna.
Magari si è individuato il nuovo consulente, ma si ha paura di cambiare: si teme che i documenti vadano persi o le scadenze non vengano rispettate; nei casi più estremi si pensa addirittura che cambiare consulente possa portare ad un controllo da parte della Guardia di Finanza.
A volte è l’idea stessa del cambiamento a creare disagio: continuare a fare ciò che si è sempre fatto è più comodo, pur nella consapevolezza di non essere pienamente soddisfatti dal rapporto.
Grazie anche all’avvento della fattura elettronica, cambiare consulente è decisamente molto semplice e non deve creare particolari preoccupazioni. Anche se il nuovo è geograficamente più distante del primo.
Vediamo insieme i passaggi da seguire per migrare nel modo corretto:
Come cambiare commercialista: la revoca del mandato
Prima di qualsiasi altra azione è bene parlare personalmente al commercialista con cui volete interrompere il rapporto, esponendogli le motivazioni e chiedendogli quale sia il preavviso necessario: l’informazione è presente anche nel contratto che avete firmato.
Quindi è necessario comunicare con PEC la revoca dell’incarico.
Qualora non sia stato firmato alcun contratto, è sufficiente comunicare verbalmente la decisione, specificando però via mail cosa prenderà in carico il nuovo consulente e cosa invece rimarrà in carico al consulente uscente.
Il nuovo commercialista prima di accettare l’incarico dovrà:
- Accertarsi che il cliente abbia formalizzato la revoca via PEC;
- Accertarsi che la sostituzione non sia richiesta dal cliente per sottrarsi al rispetto della legge, alla corretta esecuzione dell’incarico imposta dal precedente collega o al mancato pagamento di fatture;
- Invitare il cliente a pagare tempestivamente le fatture del collega, salvo che tale ammontare sia stato debitamente contestato.
Il passaggio della documentazione
Per prima cosa è fondamentale precisare che tutti i documenti consegnati al commercialista sono di proprietà della società o dell’imprenditore e che pertanto, a richiesta formale, devono essere restituiti.
Nel momento in cui è stata inviata la PEC di revoca ed è stato sottoscritto il mandato con il nuovo consulente, quest’ultimo provvederà a richiedere l’accesso al vostro Cassetto Fiscale. Nell’area riservata del portale Agenzia Entrate è presente lo storico di tutti le dichiarazioni dei redditi nonché delle fatture elettroniche emesse e ricevute. Buona parte della documentazione necessaria non dovrà quindi essere richiesta, ma il nuovo consulente potrà recuperarla in autonomia.
I documenti che invece fisicamente dovranno essere riconsegnati al cliente sono:
- i registri contabili;
- i registri IVA;
- libro dei beni ammortizzabili
- documentazione relativa ai dipendenti
- ogni altro documento non recuperabile online
La comunicazione all’Agenzia delle Entrate
Entro 30 giorni dalla variazione del commercialista è necessario che il nuovo consulente ne dia comunicazione all’Agenzia dell’entrate. Serve per aggiornare il luogo di conservazione delle scritture contabili, le quali possono essere infatti archiviate o presso la sede dell’attività o presso il commercialista.
Nel caso di regime forfettario, non essendo prevista per legge alcuna tenuta della contabilità, il depositario delle scritture contabili non deve essere comunicato.
Le dichiarazioni nell’anno del passaggio
Uno dei dubbi più frequenti riguarda la redazione e l’invio telematico delle dichiarazioni in quanto queste ultime vengono elaborate nell’anno successivo (es: dichiarazione dei redditi 2020 viene elaborata a giugno 2021).
La soluzione a questo dubbio è in realtà molto semplice in quanto, se tutto è stato effettuato con correttezza, il commercialista uscente ultimerà tutte le dichiarazioni relative all’anno nel quale aveva incarico, mentre il nuovo consulente prenderà in carico le dichiarazioni dal 01 gennaio successivo.
Esempio
Se si decide di cambiare consulente a settembre 2020, si invierà PEC comunicando che dal 01 gennaio 2021 ci si avvarrà di altro consulente. Il “vecchio” consulente ultimerà le dichiarazioni e tutti gli adempimenti relativi all’anno 2020 anche se dovranno essere svolti nel 2021 mentre il “nuovo” consulente prenderà in carico l’attività e tutti gli adempimenti connessi relativi all’anno 2021.
In caso di rifiuto del precedente consulente, se gli adempimenti sono già stati pagati, egli sarà obbligato ad ultimarli; in caso contrario, dovrà fornire tutta la documentazione necessaria affinché il nuovo consulente possa occuparsene.
Qual’è il momento migliore per cambiare commercialista?
Qualora non siate soddisfatti del vostro consulente, valutate altre opzioni per tempo. Almeno tra luglio e settembre, al fine di dare adeguato preavviso e rispettare quanto previsto dal contratto. Il cambio tendenzialmente dev’essere eseguito a cavallo d’anno, in modo che le varie scadenze vengano correttamente ripartite tra i due consulenti.
Perché cambiare commercialista
Partiamo dal presupposto che, data la complessità del sistema fiscale e normativo italiano, tutti coloro che hanno una partita IVA necessitano di un consulente. Ma i consulenti non sono tuttologi. Anche tra i commercialisti esistono delle specializzazioni. Quindi è raccomandabile trovare un consulente che conosca il settore in cui il cliente opera.
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