In un articolo precedente abbiamo affrontato la questione Fatturazione elettronica: cos’è e come la emetto? L’argomento potrà interessare a molti in quanto, da gennaio 2022, molto probabilmente anche i contribuenti forfettari saranno obbligati ad emettere fattura elettronica. Cerchiamo ora di capire come funziona la fase di ricezione delle fatture elettroniche, questione che lascia tanti dubbi in chi ancora non ha sperimentato il processo.
Come verifico se la fattura elettronica è stata consegnata?
Per ogni fattura emessa, il sistema d’interscambio invia delle notifiche al mittente per indicare se il documento .XML è formalmente corretto e se la fattura è stata effettivamente recapitata. Questi messaggi sono:
- Fattura Consegnata
Quando la fattura viene recapitata, il Sistema di Interscambio (SdI) invia al mittente la notifica RC (ricevuta di consegna) che attesta che la fattura ha raggiunto il destinatario e quindi si considera fiscalmente emessa. Le viene attribuito un protocollo.
- Fattura Scartata
Se sussiste un errore formale (ad esempio: il formato del file è errato), il documento sarà scartato e sarà inviata una notifica NS (notifica di scarto) con il motivo tecnico. In questo caso, la fattura non si considera fiscalmente emessa: bisognerà correggere l’errore segnalato da SdI e riemettere la stessa fattura.
- Fattura Non consegnata
Lo SdI effettua sempre una serie di tentativi di invio, al termine dei quali, se non riesce ad inviare la fattura elettronica al destinatario, invia al mittente la notifica MC (mancata consegna).
In questo caso, il cedente (chi ha emesso la fattura) è tenuto tempestivamente a comunicare per vie diverse da SdI, al cliente, che l’originale della fattura elettronica è a disposizione nella sua aerea riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Il cedente, in questo caso, può inviare la fattura in formato PDF al cliente (es. tramite PEC). La fattura, anche se non è stata consegnata direttamente dal Sistema di Intercambio, si ritiene fiscalmente emessa.
Fattura elettronica: come ricevo il documento?
La fattura elettronica si può ricevere in due modi:
- Canale accreditato
In sostanza una piattaforma fornita dal sw gestionale che si utilizza direttamente collegata tramite il codice destinatario che viene fornito. Questo è il metodo consigliato in quanto il sw gestionale decodificherà il file .XML e lo trasformerà nuovamente in un formato facilmente leggibile - PEC
In questa caso dovrà esser indicato nel campo codice destinatario “0000000” e nel campo PEC l’indirizzo di posta elettronica del cliente finale. Questo è il metodo più scomodo in quanto il file che verrà ricevuto nella casella PEC sarà in formato .XML e quindi dovrà essere decodificato prima di essere letto.
Come si conservano le fatture elettroniche
Con l’avvento della fattura elettronica il documento fiscale valido e quindi da conservare non è più quello cartaceo bensì quello elettronico.
La conservazione delle fatture elettroniche è un processo digitale, regolato dalla legge, con il quale i formati elettronici dei documenti vengono “archiviati“, in modo tale da mantenere la loro integrità e validità legale nel tempo. Questo procedimento di conservazione permette di ottenere notevoli vantaggi di risparmio di tempo, spazio e costi.
Il servizio di conservazione può essere erogato da soggetti privati oppure direttamente e gratuitamente dall’Agenzie dell’Entrate, previa sottoscrizione del contratto di servizio.
Se vuoi approfondire l’argomento fattura elettronica abbiamo scritto un articolo dedicato alla fase di emissione oppurecontattaci o prenota una consulenza online.
