Se sei titolare di Partita IVA in regime forfettario e ti stai avvicinando alla fattura elettronica, quasi sicuramente avrai parecchi dubbi e perplessità. La realtà è però ben più semplice, soprattutto se nella compilazione della fattura ti appoggi ad un servizio automatizzato e certificato, in quanto la gestione dei documenti in formato elettronico semplifica moltissimo i rapporti con i tuoi clienti e fornitori che già da qualche anno sono obbligati ad usare questo formato.
Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica, diversamente da quanto tu possa pensare, non è un documento in pdf bensì è un file compilato in un formato specifico (XML) che viene poi inviato al cliente finale attraverso un sistema digitale di trasmissione e successiva conservazione delle fatture chiamato sistema di interscambio (SDI)
Il Sistema di Interscambio (SDI), creato dall’Agenzia delle Entrate, è il postino che consegna tutte le fatture elettroniche emesse, sia in entrata che in uscita.
Il formato della fattura elettronica è l’XML, un flusso di informazioni digitali in cui vengono inseriti tutti i dati necessari per la corretta compilazione del documento.
Forfettari: come si compila una fattura elettronica?
Per creare una fattura elettronica occorre innanzitutto un software adeguato oppure si può utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
I dati obbligatori da inserire sono gli stessi di una fattura cartacea quindi altro non serve se non compilare uno ad uno i moduli necessari per raggiungere il risultato finale:
- dati relativi a chi emette la fattura;
- dati del cliente;
- dati del documento, numero e data fattura;
- dati dei prodotti e dei servizi da fatturare: unità vendute, prezzo, importo complessivo, IVA. I prodotti possono essere ricercati da un’anagrafica interna, ed agli stessi è possibile associare da subito il codice IVA corretto da usare in caso di regime forfettario, ossia quello con Natura IVA N2.2 (prodotti o servizi non soggetti ad IVA);
- cassa previdenziale, che può essere applicata correttamente in automatico a tutte le fatture se configurata correttamente in fase di definizione del proprio profilo fiscale all’interno del software;
- bollo, nel caso in cui il valore della fattura superi i 77,47 €. Anche questa impostazione viene applicata in automatico se attivata nell’area di configurazione del software
- dati di pagamento.
Tra gli elementi indispensabili per una corretta compilazione di una fattura in regime forfettario ci sono:
- La dicitura: “Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018“.
- Occorre indicare il fatto che i prodotti, i servizi e l’importo della cassa previdenziale inclusi nella fattura non siano soggetti ad IVA, utilizzando il Codice IVA con natura N2.2 – Non soggette altri casi.
In aggiunta a questi campi sarà poi obbligatorio inserire o la PEC del cliente finale oppure il codice SDI da lui fornito.
Che cos’è il codice SDI?
Il Codice SDI – anche detto Codice Destinatario è un codice alfanumerico composta da 7 campi (es: W7YVJK9) che identifica solitamente lo strumento che il ricevente utilizza per gestire la fatturazione elettronica. Avere il Codice SDI del cliente a cui si vuole inviare la fattura elettronica è dunque importante, ma qualora non fosse disponibile basta indicare al posto del codice destinatario un codice a 7 zeri “0000000”: in questo modo il destinatario riceverà comunque le fatture o nel cassetto fiscale o nello strumento che ha precedentemente indicato sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Il codice a 7 zeri “0000000” è anche quello obbligatorio da inserire in caso di fatture a privati.
Nel caso di fatture indirizzate ad un soggetto estero invece, il codice da indicare è “XXXXXXX” (sette “X”).Ricordiamo che l’invio delle fatture elettroniche all’estero è consigliabile in quanto evita di dover comunicare i dati dell’Esterometro all’Agenzia delle Entrate.
Nel caso in cui il destinatario fosse invece la Pubblica Amministrazione, il codice SDI è detto “Codice Univoco Ufficio (CUU)” o codice “iPA”.
Forfettari: quando va emessa la fattura elettronica?
La fattura elettronica immediata deve essere emessa (e quindi trasmessa al SdI) entro i 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (vendita di un prodotto o prestazione di un servizio) a cui il documento stesso si riferisce. Questo termine è stato stabilito dal D.L. Crescita n. 34/2019.
Di solito le fatture immediate vengono emesse entro le 24 ore del giorno dell’operazione, ma non sempre ci si riesce. In questo caso, lo si può fare in uno dei 12 giorni successivi. Nel documento bisognerà comunque indicare la data di esecuzione dell’operazione, secondo quanto chiarito dall’Agenzia delle entrate.
Come correggere una fattura elettronica inviata allo SDI?
La soluzione varia in base a quando ti sei accorto di aver sbagliato:
- Non hai ancora inviato la fattura elettronica,
Puoi subito correggere la fattura errata all’interno del tuo software ed inviarla allo SDI senza modificare il numero della fattura.
- Hai inviato la fattura ed è stata scartata dal Sistema di Interscambio (SdI),
Qualche volta può capitare che la fattura inviata non passi i controlli dello SDI (errore di contenuto, formato file…), non possa essere recapitata al cliente finale e quindi ti venga inviata una notifica si scarto. Entro 5 giorni dalla data della notifica dovrai correggere la fattura e inviarla di nuovo al SdI con numero e data uguali.
-
Hai inviato la fattura, il destinatario l’ha ricevuta, ma è errata
Non la puoi modificare quindi dovrai emettere un documento che rettifica una fattura già emessa o registrata. Di solito la soluzione più semplice è emettere una nota di credito per il totalee della fattura errata, per poi emettere una nuova fattura corretta.
- La Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura
La Pubblica Amministrazione, a differenza delle aziende, dei professionisti e dei privati, può rifiutare una fattura elettronica, anche se è già stata approvata dal SdI. La può rifiutare in due modi:
1.Con una “Notifica di esito negativa”
L’avviso ti arriverà sull’area riservata del software che hai scelto, nello stesso modo delle notifiche di scarto. Anche in questo caso dovrai correggere la fattura e inviarla di nuovo al SdI, con la stessa data e numero.
2. Con un rifiuto dopo l’accettazione o la decorrenza dei termini
La Pubblica Amministrazione decide di rifiutare la fattura o dopo averla già accettata (magari per errore), oppure più di 15 giorni dopo aver ricevuto la fattura (senza prima dare segnalazione). In questi casi, la PA ti potrà contattare in modo diretto (via telefono, mail, PEC, etc.) e chiederti una nota di credito e una nuova fattura elettronica. La soluzione più semplice e veloce è emettere una nota di credito a storno totale della fattura errata e poi una nuova fattura elettronica seguendo le istruzioni fornite dall’Amministrazione.
Se hai letto questo articolo e vuoi approfondire l’argomento contattaci o prenota una consulenza online.
