Dal 1 gennaio 2022 potrebbe scattare l’obbligo di fatturazione elettronica anche per i contribuenti forfettari, al momento esclusi. Per evitare di farsi trovare impreparati, vediamo cos’è bene sapere a proposito della fattura elettronica.
Fattura elettronica, cos’è?
La fattura elettronica è un documento in formato digitale emesso in formato strutturato (XML, ovvero eXstensible Markup Language) che deve essere trasmesso mediante invio telematico al Sistema di Interscambio (SdI), il quale recapiterà la fattura al nostro cliente. Il Sistema di Interscambio oltre a fungere da postino, verifica che la fattura sia stata correttamente compilata in tutti i suoi campi obbligatori.
Fatturazione elettronica per regime forfettario: i campi obbligatori
Le informazioni necessari, qualora scattasse l’obbligo di fatturazione elettronica, saranno le seguenti:
- Data di emissione del documento;
- Numero progressivo della fattura (che la identifichi in modo univoco);
- Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del cedente/prestatore e del cessionario/committente, dell’eventuale rappresentante fiscale. Nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
- Numero di partita Iva del cedente/prestatore;
- Numero di partita Iva del cessionario/committente – Oppure, in caso di soggetto passivo stabilito in altro Stato membro UE, numero identificativo Iva attribuito dallo Stato membro di stabilimento. Nel caso in cui il cessionario/committente agisca in qualità di soggetto passivo;
- Numero di codice fiscale, nel caso in cui il cessionario/committente non agisca in qualità di soggetto passivo;
- Natura, qualità e quantità dei beni e servizi oggetto dell’operazione;
- Corrispettivi e altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
- Corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
- Aliquota Iva, ammontare dell’imponibile e dell’imposta con arrotondamento al centesimo di euro;
- Data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, in caso di cessione intracomunitaria di beni di trasporto nuovi di cui all’art. 38 co. 4 del DL 331/93;
- Annotazione del fatto che la fattura è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo.
- Codice destinatario o pec del cliente
Fattura elettronica: cos’è il codice destinatario?
La fattura elettronica può essere recapitata compilando l’apposito campo relativo a:
- l’indirizzo pec del cliente
oppure - il suo codice destinatario
Il codice destinatario per la fatturazione elettronica è un codice composto da sette caratteri alfanumerici; identifica il canale telematico scelto dal cliente per ricevere le fatture elettroniche (es: W7YVJK9)
Tra i codici destinatario particolari si segnalano:
- 0000000, nei casi di fattura destinata ad un soggetto che riceve tramite PEC e questa sia stata indicata nel campo PEC Destinatario;
- 0000000, nei casi di fattura destinata ad un soggetto per il quale non si conosce il canale telematico (PEC o altro) sul quale recapitare il file;
- XXXXXXX, in caso di fattura emessa verso soggetti soggetti esteri. In questo caso è preferibile inviare comunque la fattura al SDI per evitare di dover presentare l’esterometro.
Fattura elettronica: come la invio al cliente?
Regime forfettario e fatturazione elettronica, cos’altro devi sapere?
Innanzitutto che, una volta compilata la fattura, quest’ultima dovrà essere convertita in formato XML ed inviata al Sistema di Interscambio e non più al cliente. Il sistema di interscambio controlla la correttezza del file XML e lo trasmette al cliente.
La conversione e l’invio allo SDI può avvenire:
- tramite servizio web service (es: Fattura smart, Easyfatt Danea, Fatture in cloud …), scelta consigliata
- tramite accesso al sito Agenzia delle Entrate, sezione “Fatture e corrispettivi”
Qualora la fattura emessa superi i controlli eseguiti dal sistema, questa viene recapitata al destinatario contestualmente al rilascio di una ricevuta di corretta emissione e ricezione.
Se la fattura emessa non supera i controlli, il SDI notifica il problema al mittente, che dovrà entro 5 giorni emettere un nuovo documento fiscale digitale con stessa data e numero.
Fattura elettronica: come devo conservare i documenti?
I documenti informatici non possono essere stampati ed archiviati in un armadio – come si è sempre fatto con i documenti cartacei – bensì devono essere conservati in modo tale che siano:
- Rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e le norme tributarie che regolano la corretta tenuta della contabilità;
- Consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici almeno in relazione a cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data, nel caso in cui queste informazioni siano previste obbligatoriamente.
Il procedimento di conservazione elettronica si conclude con l’apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione, opponibile a terzi.
Per essere in regola con gli obblighi di legge, io consiglio di utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, al quale è necessario aderire mediante apposita opzione da esercitare nell’area del sito dell’Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e corrispettivi.
Spero che questo articolo ti sia servito per risolvere i dubbi su come gestire le fatture elettroniche. In caso contrario puoi contattarci per una consulenza online.
